Digital Purchase Order

Digital Purchase Order (DPO) er et digitalt system for å opprette, godkjenne og administrere innkjøp (PO – Purchase Orders) på en enkel og effektiv måte.

DPO brukes for å holde oversikt over utgifter og ha budsjettkontroll på produksjonen. 

    • Alle fakturaer produksjonen mottar må inneholde et PO-nummer som du får via DPO.

    • Alle priser skal føres UTEN MVA.

    • Brukes også ved leiekontrakter (location, rekvisitter, kostymer m.m.).

    • Budsjetter sorteres etter avdelinger og underkategorier.

    • Tilgang? Kontakt Financial Controller på prosjektet.

    Logg inn her: web.digitalpurchaseorder.com

  • Først må du velge prosjekt inne i DPO.

    Klikk deretter på: "CREATE NEW P.O":

    • Department: Føres på avdelingen kostnaden tilhører. Se egen kontoliste for din produksjon, eller ta kontakt med financial controller hvis du er usikker.

    • Leverandørinfo: Skrives på engelsk (NB! Ikke fyll inn e-post eller kontaktinfo).

    • Legg til varer/tjenester:

      • Name of item(s): Kort, tydelig beskrivelse.

      • Description: Detaljer for godkjenning.

      • Type: "Purchased item" (eier/forbruker) eller "Rented Services" (leie/tjenester).

      • Datoer: Brukes kun ved "Rented Services". Start- og sluttdato.

      • Quantity: 1 (vanligvis).

      • Multiplier: Antall dager, ting osv.

      • Net Price p. Piece: Pris føres eks. MVA (bruk punktum som desimaltegn).

      • Account Code: Se kontoliste eller bruk "999-99 UNSURE ABOUT ACCOUNT".

      • Klikk: "ADD" for hver linje.

      • Fullfør: "CREATE NEW P.O." - Dobbeltsjekk at prisen er ført uten moms.

    Be så leverandøren merke fakturaen med P.O.-nummeret.

  • Finn P.O. via søkefunksjonen eller ved å scrolle.

    1. For å redigere PO’en klikk på "AMEND".

      • Legg til kommentar om hva som er endret.

    2. Hvis du derimot ønsker å slette en PO må du kontakte Financial Controller.

    Endringer etter at PO er godkjent krever en ny runde med godkjenning.

    Husk:

    • Alt skal skrives på engelsk.

    • Spesifiser om prisen er inkl. eller eks. MVA hvis du er usikker.

    • Legg inn tydelige beskrivelser som gir mening også for andre avdelinger.

  • Her finner du liste over kontoplan til ditt prosjekt:

    Link til prosjektside